Die Zukunft der Anwaltskanzleien hat bereits begonnen

e-Akte – Vorteile nutzen, statt über potenzielle Nachteile zu lamentieren

Eine Kanzlei – ganz gleich ob von Anwälten oder Notaren – muss nach kaufmännischen Gesichtspunkten geführt werden. Das heißt: Eine arbeitsprozess- und zeitoptimierte Organisation ist eine entscheidende Voraussetzung, um dauerhaft erfolgreich zu sein und ‚wachsen’ zu können.

Aktuell rückt die elektronische Akte (e-Akte) mehr und mehr in den Fokus der Beteiligten, denn der elektronische Rechtsverkehr ist ein zwingender Schritt auf dem Weg nicht nur in eine durchgängig digitale Kommunikation, sondern auch auf dem Weg, Arbeitsabläufe in der Kanzlei flüssiger und effizienter zu gestalten.

Das ERV-Gesetz hat den Anstoß gegeben durch die sukzessive Einführung elektronischer Kommunikationsdienste. Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) wird nach seiner Einführung einen weiteren Meilenstein darstellen, (zunächst) mit Gerichten elektronisch zu kommunizieren und damit der papiergebundenen Akte langsam Adieu zu sagen.

Neben den klassischen juristischen Kommunikationspartnern wie Anwälten und Gerichten fordern jedoch zunehmend auch andere Kommunikationspartner die Nutzung elektronischer Medien, so dass diese nach dem Übermitteln nicht erst digitalisiert werden müssen, um sie einem im IT-System hinterlegten Vorgang zuordnen zu können. Dies gilt insbesondere für Versicherungen.

Die digitale Welle wird kommen


Die E-Akte ist noch keine Verpflichtung, jedoch ein entscheidendes Werkzeug, um die Arbeit zu erleichtern und auf mittelfristige Sicht Zeit sowie Kosten zu sparen.

Optimal eingesetzt – sprich:
mit großer Nutzungstiefe – bringen konzeptionell durchdachte, organisatorische Lösungen in Verbindung mit einer modularen Kanzleisoftware stets mehr als sie kosten.

Kostenfaktor der Kanzlei im Auge behalten

Stark reduziert und zugespitzt geht es darum, den kaufmännischen Kostenfaktor einer Kanzlei in einem Bereich kleiner/gleich 50 Prozent zu halten!
Dies ist mit Unterstützung durch moderne und leistungsfähige Produktionsmethoden möglich. Dabei ist der Begriff Produktion ganz bewusst gewählt, denn es geht um nicht weniger als eine Mandatsabwicklung auf Basis möglichst vieler standardisierter, teils formalisierter Abläufe, die allesamt digitalisiert vorliegen.

Ihre Vorteile:

 

Digitalisierung – rundum sorglos

Wer die zunehmende Digitalisierung als Chance für seine Kanzlei versteht, der wird auch verstehen, dass die IT nun zu einer unternehmenskritischen Infrastruktur wird. Im kommerziellen Bereich ist dies den Nutzern bereits seit vielen Jahren klar und dort handelt man entsprechend.

  • Einfach gesagt: Ohne IT geht es nicht! Die IT ist ein entscheidender Produktionsfaktor.
  • Daraus wiederum folgt, dass die IT einer Kanzlei höchste Verfügbarkeitsanforderungen erfüllen muss.
  • Software und Hardware bilden ein komplexes System, das als Funktionseinheit betrachtet werden muss.
  • In einem solchen System muss die Softwarelandschaft stets aktuell gehalten werden, um alle Sicherheitsanforderungen abzubilden und gleichzeitig fachlich up-to-date zu sein.
  • Zusätzlich sind Datenschutz und Datensicherungen auf hohem Niveau unabdingbar.
  • Die durchgängig sichere Funktion kann nur ein Komplettanbieter gewährleisten, der Verantwortung für das Ganze übernimmt – ein Generalunternehmer!

ReNoStar ist der einzige Anbieter auf dem Markt der juristischen Systemlösungen, der diese komplette Bandbreite abbildet und Verantwortung für lauffähige Systeme übernimmt.

Was kann die e-Akte? Ein kurzer Überblick:

  • Effizienzsteigerung durch weniger manuelle Tätigkeiten, wie z.B. Akten und Dokumente einsortieren und heraussuchen, Wiedervorlagen umstecken und neu organisieren, händische Organisation des Postausgangs, etc.
  • Ständige Verfügbarkeit aller fallrelevanten Informationen zur Akte
  • Gleichzeitiges, paralleles Arbeiten in einer Akte möglich
  • Mobiles Arbeiten in der Akte ohne Mitnahme der Papierakte
  • Minimierung von Haftungsrisiken durch elektronische Fristen- und Wiedervorlagenverwaltung
  • Reduzierung der Kostenquote durch Porto- und  Materialkostenersparnis 

Fazit

Jede Rechtsanwalts- oder Notariatskanzlei, die sich heute im Markt behaupten will, muss auch kaufmännisch agieren.
Dazu ist die e-Akte eines der entscheidenden Werkzeuge. Sie vereinfacht und beschleunigt die allgemeine Arbeit in der Kanzlei. Jede Akte steht allen Bearbeitern gleichzeitig und ständig zur Verfügung, suchen entfällt. Der Versand elektronischer Dokumente erfolgt auf Knopfdruck. Die Zuordnung eingehender Dokumente zur Akte ist ebenfalls nur noch einen Mausklick entfernt. Die Recherche zur Dokumentenerstellung erfolgt online in den unterschiedlichsten digitalisierten Medien – vom gegnerischen Schreiben über Online-Entscheidungsdatenbanken bis zu juristischer Fachliteratur. Alles einfach im direkten Zugriff.
Durch elektronische, weitgehend automatisierte Vorgänge von der Abrechnung bis zur Buchhaltung steigt der Nutzen einer Kanzleisoftware und der darin geführten e-Akte weiter an.

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